ToDo- eller opgave-lister

H. Skjalm P. Krukke 17 cm

Da jeg havde min Stressvejleder-praksis i sin tid, var der ofte nogle af mine klienter, der stolt fortalte, at nu havde de i sinde at få fuldstændig styr på deres liv – og de var derfor begyndt med at lave nogle Todo- eller opgavelister, hvor de skrev alle de daglige opgaver op – og alle de opgaver, de med tiden skulle få ordnet og få styr på.

Det var vist noget de havde lært på et stresshåndterings-kursus, de var blevet tilbudt.

Jeg spurgte altid ind til, hvordan disse lister virkede og deres metoder var meget forskellige. Nogle havde et simpelt notesblok/blyant/viskelæder-system, mens andre havde sindrige lister på deres mobiltelefoner. Fælles for dem alle var, at de brugte utroligt meget tid på at vedligeholde og prioritere i listerne. Et par af mine klienter brugte hele turen frem og tilbage til arbejde på at vedligeholde listerne, så de kunne have 100% styr på deres liv.

Havde de så det? Nej. Når man gik dem lidt på klingen og spurgte ind til, om de så rent faktisk havde styr på alt, så var der næsten ingen der mente, at det havde de. De fleste af dem mente, at de havde fået mere styr på det hele end de havde før, men det blev også tydeligt, at mange af dem følte sig frustrerede over, at se disse alen-lange lister, der blev længere og længere og som tog længere og længere tid at vedligeholde.
Det fik mig til at fortælle dem et lille eventyr om en kok.

Der var engang en kok, der til et stort selskab skulle servere 5 forskellige supper.
Han havde derfor forberedt alle 5 af de store suppegryder, så de var klar og kun lige skulle koges igennem.
Nu var problemet så, at kokken kun havde en kogeplade. Kokken tog derfor den første gryde suppe, bragte den i kog og stillede den til side. Så tog han gryde nr. 2, bragte den i kog og stillede også den til side. Sådan fortsatte han med alle 5 gryder. 

Enhver ved jo, at en suppe skal koges igennem lang tid, så ingen af supperne var blevet færdige. Han var derfor nødt til at gentage procedure igen og igen, med de 5 supper, der i mellemtiden var blevet kolde. Som du kan gætte, blev kokken aldrig færdig med sine supper – ganske simpelt fordi hans tankegang og fremgangsmåde var forkert.
Han forsøgte at dele kogepladens energi – varmen – ligeligt mellem alle 5 gryder og det lykkedes ikke. 

Hvad han skulle have gjort er jo åbenlyst. Han skulle have taget suppegryde nr. 1, lade den koge op og lade den koge færdig, inden han tog suppegryde nr. 2 og kogte den suppe færdig osv. osv. indtil alle 5 supper var færdige og klar, selv om han kun havde én kogeplade.

Vi mennesker har samme problem med alle opgaver, som kokken havde med sine supper.
Du kan kun håndtere én opgave af gangen! Forsøger du konstant at skifte opgave, så bliver de andre opgaver “kolde” imens og du skal bruge tid på at komme tilbage til der hvor du nåede til, når du tager fat på dem igen.
Den helt rigtige måde at håndtere sine daglige opgaver på er derfor: Prioriter derfor en opgave, udfør den og tag en ny.

Lad os lige vende tilbage til mine klienters lister. De blev egentlig lavet for at give et overblik, men resultatet for de fleste var bare at de blev frustrerede over alle opgaverne på listen.

Den helt store fejl er, at listerne indeholdt både de daglige opgaver, der skulle gøres nu og her – og de opgaver, der skulle udføres med tiden.
Hermed blev “madindkøb” ligestillet med “carporten skal males” – og når man konstant ved daglig(e) gennemgang af listerne igen bliver mødt med alle disse opgaver, så bliver det ekstra svært at overskue.
Jeg anbefalede en helt anden metode og den vil jeg forklare her. Metoden er naturligvis meget velegnet til stressramte på alle niveauer, men kan selvfølgelig også bruges forebyggende.

Listen og krukken

Du skal lave en liste, men listen må udelukkende indeholde de opgaver, som du er nødt til at forholde dig til snarest – i dag. Hvis du har en partner, så sørg for at partneren også laver en liste – og fordel opgaverne imellem jer, så alle er klar over, hvem der laver hvad. Børn kan også godt have en liste.

Når alle har lavet en liste og alle opgaver er fordelt imellem jer, så sæt jer ned og prioriter listerne. Vælg 5 ting på listen til hver af jer, som er de vigtigste at få lavet lige nu – og skriv dem ned på en seddel hver især. Det er jeres vigtigste opgaver og det er samtidig jeres eneste opgaver, indtil de er løst. Læg opgavelisterne ned i skuffe og lad dem ligge indtil jeres 5 opgaver på sedlerne er løst – eller at der behov for at prioritere om. Så kan I allesammen tage jeres opgavelister op af skuffen igen og starte forfra med 5 prioriterede opgaver, som I skriver på nye sedler.

Hvad så med alle de opgaver, der ikke er vigtige lige nu, men som vi skal huske at få lavet efterhånden? Det er her krukken kommer ind.

Anskaf jer en krukke med låg af en passende størrelse. Det er vigtigt at man ikke kan se igennem krukken.
Det kan være en krukke som på billedet øverst, men enhver krukke med disse egenskaber kan bruges.

Når der kommer en opgave, som skal løses med tiden, så skriv opgaven ned på et lille stykke papir, fold papiret og læg det i krukken. Læg låget på krukken. Nu er opgaven registreret og I behøver ikke tænke på den. Den forsvinder ikke og vil ligge i krukken indtil den bliver løst. Har I på forhånd aftalt, hvilke opgaver far, mor og børn laver, kan I med fordel bruge forskelligt farvede sedler – og eventuelt en speciel farve til de opgaver, som alle kan lave. Låget skal forblive på krukken indtil der er en af jer, der har løst jeres primære opgaver og har tid til at tage en opgave fra krukken.

Når låget tages af krukken for at man kan tage en opgave, er reglen at der kun må være én seddel ude af krukken ad gangen. Stik hånden i krukken og tag en seddel. Er sedlen ikke i din farve, så læg den i igen, uden at folde den ud. Er sedlen i din farve, foldes den ud og det er dagens opgave. Det er tilladt at nedprioritere opgaven på sedlen, hvis opgaven alligevel ikke er så vigtig eller ikke kan lade sig gøre. Så må du folde den sammen, lægge den i krukken igen og tage en anden seddel.

Krukken vil sandsynligvis aldrig blive helt tom, for der kommer jo altid nye opgaver/sedler til – men opgaverne er allesammen registreret. Du kan ikke se dem i krukken, så du behøver ikke at forholde dig til dem hele tiden, men alle sedler skal nok komme op med tiden og opgaverne bliver løst.
Nogle af mine klienter gjorde det til lidt af en familie-begivenhed lørdag morgen, at alle skulle trække en seddel og har man overskuddet, når opgaven er løst, kan man jo trække en mere.

Prøv det – og læg så de lange Todo-lister langt væk – evt. i dagrenovationen.

Lars Lautrup-Larsen

Læs også